No-Go-Gründe beachten. Dann klappt`s auch mit dem Auskunftsrecht


Wissen Sie, wie Sie auf das Verlangen eines Kunden auf Auskunft seiner Daten reagieren müssen? Viele Verantwortliche zucken sofort zusammen: "Leider Nein." Dabei gibt es gute Gründe, ein Auskunftsverlangen zu beantworten, gut Wetter beim Kunden zu machen, bevor es zu einer Beschwerde beim Aufsichtsamt kommt. Es gibt 7 No-Go-Gründe, die Sie unbedingt beachten müssen, um die Beauskunftung datenschutzkonform sicherzustellen.


No-Go 1: Ignorieren!

Legen Sie ein Auskunftsverlangen nicht auf die Seite: "Der/Die soll doch warten, bis ich Zeit habe!" Bestätigen Sie dem Kunden besser, dass Sie sein Schreiben erhalten haben, es prüfen werden und sagen Sie ihm, an der Beantwortung würden Sie arbeiten, er möge doch bitte etwas Geduld haben.

Bestehen Zweifel an dessen Identität, können Sie ihn gem. Art. 6 DSGVO auffordern, Ihnen Nachweise zu schicken, aus denen hervorgeht, ob er tatsächlich derjenige ist, für den er sich ausgibt. Pauschalisieren Sie keine Behauptungen mit dem Hintergedanken, das Schreiben nicht beantworten zu müssen.

Haben Sie das Verlangen per Telefax ohne Absenderkennung erhalten? Auch dafür gilt: unbedingt beantworten. Obwohl die Möglichkeit einer Fälschung besteht. Ansonstenn gilt: Nachweise anfordern.


No-Go 2: Keine Stammdaten als personenbezogene Daten übersenden

Es genügt nun einmal nicht, die bloße Beaufkunftung auf Stammdaten zu begrenzen. Was Art. 15 DSGVO fordert, bedeutet mehr:

  • Daten, die Rückschlüsse auf das Konsumverhalten des des Betroffenen geben, etwa Einkäufe, Bestellungen usw.

  • Kontodaten

  • Köperliche Merkmale

  • Interne Vermerke und Bewertungen

  • Gesprächs- und Telefonvermerke


Bitte Beachten: Müssen große Mengen an Daten versendet werden, können Sie zuvor eine Präzisierung des Auskunftverlangens vom Betroffenen fordern!


No-Go 3: Möglichst keine frühzeitige Bschwerde zulassen

In der Regel haben Sie einen Monat Zeit, das Auskunftsverlangen zu beantworten. Wenn Sie merken, diese Terminvorgabe nicht halten zu können, sollten Sie den Betroffenen darüber informieren und gleichzeitig eine Terminverlängerung - unter Angabe von Gründen - von bis zu zwei Monaten zu beantragen.

Art. 3 DSGVO schreibt vor, die Beantwortung "unverzüglich", in jedem Fall fristgerecht zu beantworten. Doch was bedeutet unverzüglich? In diesem Fall "ohne schuldhaftes Zögern"! Die Aufsichtsbehörde kann nur reagieren, wenn die Reaktion innerhalb der Monatsfrist ausbleibt oder die Auskunft unvollständig oder nicht rechtmäßig erfolgt ist.


No-Go 4: Zweck des Auskunftsverlangens außer Acht lassen

Das Recht auf Beauskunftung sichert dem Betroffenen zu, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu überpüfen. Das ist gleichzeitig die Basis dafür, weitere Betroffenenrechte, z. B. das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO auszuüben. Mit dem Recht auf Auskunft sollen jedoch ausschließlich Datenschutzziele verfolgt werden. Das Recht dient nicht zur Sammlung von Beweisen für andere bestehende Konflikte.


No-Go 5: Keine Geltendmachung gegenüber dem Anwalt der Gegenseite

Ein Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO gegenüber einem Rechtsanwalt, der nicht für den Betroffenen tätig wurde (sondern z. B. für die gegnerische Seite) ist gem. § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG in Verbindung mit § 43a Abs. 2 BRAO nicht, weil die gewünschten Informationen einer gesetzlichen Verschwiegensheitspflicht unterällt. Das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht liefert keine Möglichkeit, um vom Anwalt der Gegenseite die Offenlegung von Informationen zu erzwingen.


No-Go 6: Keine Beschwerde ohne beweiskräftige Nachweise

Die Datenschutzaufsichtsbehörde weiß zunächst nicht, welche Daten der Verantwortliche konkret speichert und verarbeitet. Sind betroffene Personen der Auffassung, die Auskunft ist nicht richtig oder nicht vollständig, benötigt die Behörde beweiskräftige Nachweise, welche die Aussage des Verantwortlichen widerlegen, um ihm gegenüber darauf Bezug nehmen zu können.


No-Go 7: Keine Berufung auf unverhältnismäßigen Aufwand ohne Darlegung der Umstände

Bei Berufung auf einen unverhältnismäßigen Aufwand i.S.d. § 34 Abs. 1 Nr. 2 BDSG ist der Verantwortliche dazu verpflichtet, der betroffenen Person die konkreten Umstände darzulegen, welche den unverhältnismäßigen Aufwand begründen.


Fazit:

Sofern Sie die genannten No-Go`s beachten, dürfte das Auskunftsverlangen seine Schrecken ein wenig verlieren und eine Beschwerde des Verantwortlichen so gut wie unmöglich machen. Aber nochmal: Informieren ist eine Seite. Dennoch sollten Sie den Auskunftsuchenden höflich, aber bestimmt, "in Watte packen" und ihn so für sich einstimmen.






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