Neue MitarbeiterInnen - was ist datenschutzrechtlich zu tun?



Neue MitarbbeiterInnen kommen ins Unternehmen. Da gibt es einiges zu regeln. Z. B. das Stammblatt der Personalabteilung (Lohn/Gehalt, Krankenkasse, Steuern usw.), die Abläufe und die Organisation am Arbeitsplatz. Aus datenschutzrechtlicher Sicht steht noch die Verschwiegenheit auf das Datengeheimnis nach § 53 und 45 Bundesdatenschutzgesetz sowie die Vergabe der IT-Berechtigungen an. Und nach Möglichkeit ist auch noch eine Datenschutzschulung zu organisieren.


"Mit Datenverarbeitung befasste Personen dürfen personenbezogne Daten nicht unbefugt verarbeiten. Sie sind bei Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten, das auch nach der Beendigung ihrer Tätigkeit fortbesteht", steht im § 53 BDSG.
Und was sagt § 45 BDSG? "Die Vorschriften dieses Teils gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung, Verfolgung oder Ahndungvon Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten zuständigen öffentlichen Stellen ...

Soweit dazu. Doch wie sieht die Verpflichtung aufs Datengeheimnis denn nun schriftlich aus?


Verpflichtung zur Vertraulichkeit

Wir legen in unserem Unternehmen besonderen Wert auf die Vertraulichkeit im Umgang mit schutzbedürftigen Informationen. Dabei genießen personenbezogene Daten besonderen gesetzlichen Schutz.


Personenbezogene Daten sind nicht nur die Daten, die sich konkret einer bestimmten Person zuordnen lassen (z. B. Name, Kontaktdaten, Beruf, Aufgabe im Unternehmen usw., sondern auch die Daten, bei denen die Person erst über zusätzliche Informationen bestimmbar gemacht werden kann.


Für personenbezogene Daten gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz wie z. B. die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union und auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).


Nach den Vorschriften der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden, wenn es hierzu eine Rechtsgrundlage gibt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Daten dürfen grundsätzlich nur zu den vorgesehenen Zwecken verwendet werden. Bei der Verarbeitung der Datn ist insbesondere zu gewährleisten, dass die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der personnbezogene Datn gewährleistet ist.


In unserem Unternehmen haben wir Vorgaben und Geschäftsprozess für die Verarbeitung personenbezogener Daten und insbesondere die Vertrulichkeit definiert und können diese auch durch weitere betriebliche Anweisungen der Unternehmensleitung konkretisieren.


Für Sie konkre bedeutet diese Verpflichtung zur Vertraulichkeit, dass Sie Daten nur im Rahmen unserer internen Vorgaben verwenden und diese gegenüber Dritten vertraulich behandeln.


Darüber hinaus sind abe auch Geschäftsgeheimnisse i. S. d. Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) schutzbedürftige Daten. Eine Offenlegung von Geschäftsgehemnissen darf grundsätzlich nur dann erfolgen, wenn der jeweilige Vertrags- oder Geschäftspartner zuvor auf die Vertraulichkeit verpflichtet worden ist und das einzuhaltende Sicherheitsniveau für den Schutz der Daten beim Empfänger der Daten gewährleistet ist.


Wenn sie hierzu Fragen haben oder sich im Zweifel unsicher sind, welche Regelungen zu treffen bzw. einzuhalten sind, können und sollten Sie jederzeit an Ihre/m Vorgesetzten wenden.


Ein Verstoß gegen Ihre Vertraulichkeitspflichten kann als arbeitsvertragliche Pflichverletzung geahndet werden. Darüber hinaus stellt eine unzulässige Verarbeitung von personenbezogenen Daten in bestimmten Fällen auch eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit nach den §§ 42. 43 BDSG (s. Anlage) dar.


Eine Verletzung von Geschäftsgeheimnissen kann zudem auch nach § 23 GeschgehG strafbar sein.


Beachten Sie ferner auch, dass bei einer unzulässigen Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen Geldbuß von bis zu 20 Mio. Euro möglich sind. Wir sollten daher gemeinsam darauf achten, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Unternehmen in zulässige Art und Weise erfolgt.


Diese Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses fort.

Etwaige andere Vertraulichkeitsvereinbarungen zwischen Ihnen und dem Unternehmen bleiben unberührt.


Datum, Unterschrift, Auszug der wesentlichen Strafvorschriften als Anlage


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Hinweis:

Das Musterschreiben für Ihre MitarbeiterInnen ist soweit rechtskonform, kann jedoch auf besondere Regelungen Ihres Unternehmens verändert bzw. ergänzt werden.


Urheber: Rechtsanwalt Stephan Hansen-Oest







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