Das Gerangel um die DSGVO und die unvermeidlichen Notizzettel


Das Oberlandesgericht in Köln war fleißig und hat ein wichtiges Urteil gesprochen (20 U 75/18). Danach fallen Notizen, in Telefongesprächen festgehalten, unter die Gesetzgebung der Datenschutzgrundverordnung. Man könnte auch sagen: Wieder eine Unsicherheit weniger. Was bedeutet die richterliche Entscheidung für Ihr Datenschutzkonzept? Klären wir die Frage auf.


Personenbezogene Daten - was sind das eigentlich?


Ausgangspunkt ist Artikel 15 DSGVO. Headline: Auskunftsrecht betroffener Personen. Danach hat eine betroffene Person


das Recht, von einem Verantwortlichen (also Ihnen als Geschäftsführer), eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob die Person betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, hat sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten. Und zwar auf:

  • die Verarbeitungszwecke

  • die Kategorien

  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern

  • die Speicherdauer der personenbezogenen Daten

  • das Bestehen eines Rechts auf Benachrichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung

  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei eine Aufsichtsbehörde

  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling


Das sind eine ganze Menge an Informationen, die gegenüber einem Betroffenen zu erfüllen sind. Und ja, er hat auch das Recht auf Kopien, die Sie übrigens in "angemessener Höhe" berechnen können. Die Vorschrift geht noch weiter. Stellt die betroffene Person einen Antrag auf elektronischen Weg, müssen Sie die Informationen ebenfalls in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung stellen. Alternativ könnte ein Betroffener auch die Löschung seiner personenbezogenen Daten verlangen!


Ausgangslage für das Urteil war der Kunde einer bekannten Versicherung mit seinem Verlangen auf Auskunft. So weit, so gut. Explizit wollte dieser Kunde aber auch Auskunft darüber erhalten, welche persönlichen Notizen zu verschiedenen Telefonaten gemacht worden seien. Die Versicherung lehnte dies jedoch mit dem Hinweis ab, die DSGVO würde ein Verlangen auf Notizen nicht abdecken.


Die Reaktion der Richter am Oberlandesgericht in Köln

Nichts da, entschieden die wichtigen Robenträger, und führten in Ihrem Urteil aus,


dass auch sachliche Informationen und Aussagen zur Identifikation von Personen beitragen können. Insofern umfasse das Auskunftsverlangen auch Notizen zu Telefonaten, falle damit unter die Auskunftspflichten eines Verantwortlichen.

Zieht man den Begriff "Allgemein" hinzu, gibt es nach Auffassung der Richter so gut wie keine unwichtigen Daten mehr. Und mal ehrlich, im Geschäftsleben sind Notizzettel stets präsent und unterliegen demnach sogar Ihren Aufbewahrungspflichten!


Ein Rat:

Sie können der "Zettelwirtschaft", die im Zusammenhang mit Telefonaten entsteht, mit einer Arbeitsanweisung an Ihre MitarbeiterInnen vorbeugen. Zuvor wäre jedoch der Einsatz Ihres IT-Mitarbeiters gefragt, der ein Informationsformular entwickeln kann, das bei Anrufen dann strikt zu nutzen wäre. Entsprechend einem Projekt zugeordnet, können Sie später Ihren Informations- und Dokumentationspflichten stets nachkommen.


Das Motto: "Wer keine Arbeit hat, macht sich welche" gewinnt durch diese Vorgehens-weise eine neue Dimension. Die DSGVO jedenfalls lässt schön grüßen!





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