Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Konferenzen via „Zoom“

der Contana Datenschutzservice e.K.

 

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“.

 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Videokonferenzen oder Datenschutzthemen per Video durchzuführen. Zoom ist ein US-amerikanischer Anbieter der „Zoom Video Communications, inc.“ mit Sitz in den USA.

 

Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung verantwortlich, die im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Diensteanbieter „Zoom“ steht, ist die Unternehmung „Contana Datenschutzservice e.K. – Geschäftsführer: Michael Vogt –„.

 

Besonderer Hinweis

Sofern Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ downzuloaden.

Nutzen können Sie den Dienst auch, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten direkt in der „Zoom App“ eingeben. Sofwern Sie diese App nicht nutzen möchten bzw. können, sind die Basisfunktionen auch über eine „Browser-Version“ nutzbar, die Sie ebenfalls bei Zoom finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden unterschiedliche Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Meeting machen.

 

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten

Angaben Benutzer:

  • Telefon (optional)

  • Passwort (sofern „Single-Sign-On) nicht verwendet wird

  • Profilbild (optional)

  • Abteilung (optional)

 

Angaben Meeting-Metadaten

  • Beschreibung (optional)

  • Geräte- und Hardware-Informationen

 

Bei Aufzeichnungen (optional)

  • MP4-Datei aller Video- und Präsentationsaufnahmen

  • M4A-Datei aller Audioaufnahmen

  • Textdatei des Online-Meeting-Chats

 

Bei Einwahl mit Telefon

  • Angabe eingehenden und ausgehenden Rufnummern

  • Start- und Endzeit

  • GGf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera sowie das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikation abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Zoom, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und soweit erforderlich um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Dis wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für die Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmern verarbeiten.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten), Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Contana Datenschutzservice e.K. verarbeitet werden, ist § 26 DSDG n. F. die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein, aber elementare Bestandteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung (Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten). Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

 

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) die Rechtsgrundlage (Erfüllung eines Vertrags), soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen). Auch hier besteht das Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

 

Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

 

Weitere Empfänger:

Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Zoom vorgesehen ist.

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht (Auftragsverarbeiter).

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“ – Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht zur Ernennung eines Datenschutzberaters verpflichtet. Bei Frage zu diesen Datenschutzhinweisen wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen:

Michael Vogt
Telefon 07307.9360407
datenschutz@contana.org

Ihre Rechte als Betroffene(r)

Sie haben das Recht aus Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit kostenlos an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner hat Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit Ihnen dies gesetzlich zustehen sollte.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Löschung von personenbezogenen Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen, gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Website.

 

Stand: 21. Juni 2020

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